FAQ – Forum aux questions

Le SynthFest France 2025 se déroule sur 4 jours, du 10 au 13 avril 2025 à l’Odyssée à Orvault.

Le jeudi 10 avril (de 13h30 jusqu’à 22h) est une journée d’installation et d’échange entre professionnels uniquement dédiée aux exposants, à la presse et aux partenaires. Les exposants amateurs sont les bienvenus sur la même plage horaire.

L’ouverture au public a lieu:

le vendredi 11 avril de 14h à 22h
le samedi 12 avril de 10h à 19h
le dimanche 13 avril de 10h à 17h

L’association loi 1901 SynthFest France est exclusivement composée de bénévoles: Sophie, Jean-Michel, François, Christophe, Laurent, Eric et Christian organisent depuis 2018 un événement créé par l’association PWM en 2014. Ils sont renforcés pendant l’événement par d’autres bénévoles qui accueillent les visiteurs et assistent les exposants et les visiteurs pendant l’événement.

Cette structure associative permet d’offrir aux visiteurs et aux exposants des conditions financières particulièrement avantageuses, comparativement aux autres évènements de ce type. Pour autant, nous souhaitons mettre à disposition une infrastructure de niveau professionnel.

L’Odyssée, Le Bois Cesbron, 44700 ORVAULT

En voiture : périphérique nord, sortie 36 « Porte d’Orvault », direction Orvault (410 places de stationnement dont 7 réservées aux personnes à mobilité réduite).

En bus : Ligne 89, arrêt « Le Bois Cesbron ».

En train : gare de Nantes à 20 minutes.

En avion : Nantes Atlantique à 20 minutes.

L’Association SynthFest France vous encourage à venir en train ou par covoiturage, même si vous venez de l’étranger.

Pour calculer l’impact de votre trajet sur les rejets de CO2, vous pouvez utiliser ce simulateur.

Pour covoiturer et partager les frais, nous avons mis en place ce covoiturage.

Besoin d’une voiture pour apporter votre matériel ? Vous pouvez nous l’envoyer avant, prendre le train vous le retrouvez sur votre stand. Vous devrez juste prendre en charge l’organisation et les frais aller / retour de votre matériel.

Nantes dispose d’une gare TGV, avec des liaisons directes avec Marseille, Lyon, Lille, Strasbourg et Paris. Orléans, Brest, Bourges…bénéficient aussi de liaisons directes par trains régionaux.

Les ressources financières sont, dans l’ordre d’importance:

• La billetterie de la tombola. Si vous êtes exposants, en offrant un lot pour la tombola, vous permettez au SynthFest d’exister. Si vous souhaitez nous aider, vous pouvez contribuer en offrant un lot. Si vous ne pouvez pas, nous le comprenons, et il y a d’autres façons de nous aider.
• La vente de stands aux exposants et partenaires.
• La billetterie pour l’entrée au SynthFest France. Ce n’est que la 3ème ressource, parce que nous avons fait le choix de rester accessible au plus grand nombre. Cette année, nous devrons tout de même augmenter l’entrée jour (de 10 à 12€) et le pass 3j (25€) pour couvrir les frais et ré-équilibrer nos ressources, mais un tarif très attractif sera fait pour les moins de 25 ans afin d’élargir notre public.
• Le soutien de la SACEM.
• Le bar.
• Les donations: Si vous êtes exposant et que vous ne pouvez pas donner un lot pour la tombola, ou bien si vous venez en simple visiteur, peut-être pourriez-vous nous soutenir avec une donation ? Même quelques euros nous aideront.

Malgré le contexte difficile, nous avons décidé cette année de maintenir notre politique de soutien aux jeunes luthiers électroniques: Si vous êtes exposant et si vous exercez depuis moins de 3 ans, votre stand est gratuit. Passé 3 ans, et grâce à votre succès mis en lumière par le SynthFest, vous pourrez à votre tour nous aider et permettre à d’autres jeunes entreprises d’exprimer leur talent!

Également cette année, nous avons décidé de ne pas augmenter le prix des stands, pour la 3ème année consécutive, en signe de soutien aux exposants. Enfin, pour les petits budgets, nous offrons la possibilité de ½ stands (0,90m x 0,80m) à seulement 100€ pour les 4 jours.

Les collectionneurs / amateurs sont aussi accueillis gratuitement: ils n’ont que le partage de leur passion à vendre et font venir des visiteurs.

Les 3! Notre ambition est de rassembler tous les acteurs de la lutherie électronique et de la MAO, sans distinction de moyens, de statut, d’expertise, etc… Jeter des ponts entre les générations, les fabricants / distributeurs, amateurs, collectionneurs et artistes est ce qui nous motive. C’est ce qui a fait naître de beaux projets. Nous nous attachons néanmoins à offrir aux professionnels des conditions d’exposition et de démonstration au niveau des meilleurs évènements, appuyé par les équipes techniques de l’Odyssée qui vous aident à mettre en valeur vos projets.

Oui, mais communiquez dessus avant le SynthFest, car nos visiteurs n’y sont pas encore habitués. Nous relayons cette information avant et pendant l’événement.

Voici les différentes activités pendant le SynthFest France:

• Stands de grandes marques / de constructeurs indépendants / de collectionneurs.
• Exposition de synthés, effets, DIY, modulaires, synthés vintages.
• Démonstrations d’instruments / MAO.
• Conférences, Master Class, Ateliers.
• Grands Prix UNAC / SynthFest France – Catégorie Musique Electronique.
• Concerts.

Nous pouvons désormais répondre par l’affirmative à cette question. En effet, depuis la première mise en ligne du formulaire d’inscription, nous avons réservé des espaces supplémentaires, permettant d’accueillir jusqu’à 100 exposants.

Mmmhhhh…Non, pas vraiment, comme nous l’ont indiqué certains d’entre vous. Nous allons vous contacter pour vous confirmer que tout est ok. Pour les exposants payants, notez qu’il faudra vous acquitter du prix de votre stand pour confirmer définitivement votre venue.

Les exposants concernés devront régler leur stand courant février pour confirmer leur participation.

Si vous l’avez demandé dans votre formulaire d’inscription, oui. Notez toutefois que les exposants qui ont payé un stand ou effectué une donation sont garantis de bénéficier d’une démo sur la grande scène. S’il y a des créneaux disponibles, ils seront attribués aux exposants gratuits, sur demande et en priorité ceux qui n’ont pas fait de démo en 2024.

Sauf exception, vous disposez d’un créneau de 30 minutes installation comprise. Si vous n’êtes pas très aguerris sur le sujet, nous vous conseillons de vous entraîner et de vous chronométrer. Privilégier les démos musicales au blabla! Gardez les explications techniques détaillées pour votre stand. Un micro cravate vous permettra de commenter votre démo.

Sur chaque stand, vous bénéficiez d’une alimentation électrique pour chaque îlot. Il sera donc nécessaire d’apporter une multiprise pour faciliter le branchement de chacun. N’oubliez pas vos éventuels convertisseurs 110/220V. Si vous ne voulez pas utiliser de table pour exposer le matériel, vous aurez besoin d’apporter vos stands. Nous n’avons pas de stand en X sur place.

L’écoute sur enceintes étant interdite dans l’espace d’expo principal, vous devrez apporter des casques audio et, si possible, des amplis casques. Cette mesure est pour le confort de tous.

Pour les démos, nous mettons à votre disposition un câble HDMI si vous avez besoin de projeter l’écran de votre laptop, ainsi qu’un micro cravate et l’équipe de l’Odyssée vous permettra de vous connecter au système d’écoute de la grande scène (DI, plusieurs type de connexion).

Un bénévole est dédié à vous aider à vous installer à temps, car nous sommes très attaché à la ponctualité des différentes démos / talks: c’est la garantie pour chacun de pouvoir s’exprimer sans empiéter sur les créneaux des autres.

Nous organisons une surveillance du parking pendant le déchargement / installation.

Une fois l’installation terminée, le parking de l’Odyssée n’est pas surveillé. Ne laissez rien de valeur dans vos véhicules. Attention, des incidents ont eu lieu certaines années sur le parking des hôtels ou en centre-ville de Nantes.

Pendant l’accueil du public, nous n’organisons pas de surveillance du matériel. Nous vous conseillons de vous organiser avec vos accompagnateurs ou voisins de stand pour surveiller votre matériel si vous devez vous absenter. Soyez particulièrement vigilants sur le petit matériel de valeur (laptop, pédales…) même si nous n’avons jamais eu de problèmes jusqu’ici.

Entre les différentes journées, les locaux sont fermés et sous alarme. Nous avons décidé de reconduire le budget de surveillance des lieux pendant la nuit, avec une société de sécurité professionnelle. Vous pouvez donc laisser votre matériel sur place en toute tranquillité entre chaque journée.

Notez que votre matériel n’est pas assuré par le SynthFest. Contractez une assurance si vous l’estimez nécessaire.

Les 2 mêmes food trucks ont été reconduits pour 2025, ayant apporté satisfaction l’an dernier. Nous avons toutefois demandé d’étendre l’offre avec davantage de fruits, salades, crudité, etc… Les recettes des ventes effectuées par les foodtrucks ne vont pas au SynthFest. Seules les recettes du bar, tenu par nos valeureux bénévoles, bénéficient au SynthFest France.

Visiteurs et exposants : Ne mangez pas et ne buvez pas sur les stands. Nous l’interdisons aux visiteurs et ceux-ci ne comprennent pas que les exposants le fassent.

Nous avons un terminal de paiement pour payer par Carte (avec ou sans contact), paiement par smartphone, et espèces. Attention, nos terminaux de paiement fonctionnent avec toutes les grandes banques, mais peuvent ne pas autoriser les paiement pour les banques en ligne (BforBank, Hellobank, Revolut, etc…). Soyez prudent et prévoyez des espèces, il n’y a pas de distributeur de cash sur place.

Nous n’acceptons pas les chèques ni le paiement en câbles de patch.

Vous n’êtes pas obligé de rester 3 jours (ni même 4 en comptant le jeudi).

Vous devez avoir une assurance responsabilité civile, couvrant les dommages causés à un tiers pendant l’évènement. Si nous le demandons, c’est parce qu’une édition précédente a montré que cela pouvait être fort utile. Nous ne vous la demanderons pas, car nous vous faisons confiance, mais sachez que nous ne pourrons pas couvrir d’éventuels dommages à votre place.

Le point le plus important: veillez à ce que votre matériel soit conforme aux normes en vigueur. DIY, ok, mais des fils dénudés, des capots non fixés ou autre fantaisie du même type nous placerait dans l’obligation d’interdire l’exposition de ce type de matériel. Les lasers ne sont plus autorisés au SynthFest France.

Nous allons vous avouer quelque chose: Nous sommes tous bénévoles et avons un job à côté. Donc nous ne sommes plus en capacité de répondre à tous les exposants individuellement pour les questions d’ordre général. C’est pour cette raison que nous avons constitué un groupe WhatsApp Exposants SFF 2025, afin d’y partager les infos utiles à tous. Vous pouvez contacter Laurent (laurent.pelletier@synthfestfrance.com) pour les questions particulières.

Si vous l’avez demandé, vous avez été ajouté au groupe WhatsApp Exposants SynthFest 2025. On vous remercie, car cela nous évite beaucoup de mails à traiter.

Les informations échangées sur ce groupe doivent être conservées entre les membres de ce groupe. Il n’est pas autorisé de divulguer les coordonnées téléphoniques des participants.

Veillez à poser uniquement des questions d’intérêt général: il faut donc éviter de souhaiter les anniversaires (même si c’est sympathique), ni nous demander si votre chambre d’hôtel pour la nuit du 12 au 13 avril a bien été confirmée, à quelle heure est votre démo, etc.

Oui, on vous a demandé le nombre d’accompagnateurs lors de votre inscription.

En revanche, nous souhaitons préciser ce que nous entendons par “accompagnateur”.

Pour nous, il s’agit de personnes qui vous assistent pendant l’évènement: installation, communication, surveillance de votre matériel, démonstrateurs, collaborateurs ayant participé à votre projet.

Et donc, il ne s’agit pas d’amis ou de connaissances qui veulent juste entrer gratuitement au SynthFest France, même si vous êtes venus dans la même voiture. C’est pour éviter ces dérives que nous avons limité le nombre de participants par exposant. Nous comptons sur vous, le SynthFest France a besoin d’entrées payantes pour perdurer.

Également, des personnes se présentant comme VIP  souhaitent entrer gratuitement chaque année. Nous accueillons des VIP chaque année, mais uniquement sur invitation, à solliciter préalablement auprès de l’association. Des consignes strictes seront données aux bénévoles de l’accueil pour n’autoriser aucune entrée gratuite sans invitation.

Nous avons dépensé plus d’⅓ de notre budget dès 2022 pour louer l’Odyssée. Nous pensions alors que ce lieu nous permettrait de changer de dimension et accompagnerait la croissance pendant au moins 5 ans.

Alors changer de dimension, on peut dire que c’est le cas! Une équipe technique, des moyens de bon niveau, de la place, une grande salle équipée pour les démos & concerts, un grand parking (parfois disponible, ah ah…), une équipe vidéo, etc… Par contre, niveau place … 2024 a déjà occupé tous les espaces disponibles, avec 70 exposants: la limite est déjà atteinte!

Victime de son succès, mais sans possibilité d’occuper un nouveau lieu pour 2025, nous avons pris des mesures pour passer de 70 à 100 exposants. pour ce faire:

• L’espace expo principal et la petite salle master class seront utilisés à l’identique, mais la canopée n’accueillera que des exposants.
• Un nouvel espace de 150m2 sera disponible à l’extérieur sur le parvis, et permettra d’accueillir des conférences, master class, ateliers, etc… Tout au long des 3 jours. Nous avons loué une structure haut de gamme avec plancher, éclairage, sono, mobilier, déco, moyens de sécurité, etc… parfaitement adapté à l’accueil du public.
• Également, un espace restauration couvert sera mis à disposition à l’extérieur sur le parvis, pour le confort des visiteurs/exposants et pour éviter que boissons et nourriture ne salissent l’Odyssée.Mais la plus grande nouveauté est pour vous, chers exposants:Le jeudi 10 avril vous est entièrement consacré! L’association a loué un jour de plus pour:
  • Que vous ayez plus de temps pour vous installer: en plus du vendredi matin, vous disposerez du jeudi après-midi. Le jeudi matin est réservé à l’équipe SynthFest et à l’équipe technique de l’Odyssée: ne venez pas le matin, nous ne serons pas prêts à vous accueillir!
  • Pour échanger entre vous, en l’absence de public: nous souhaitons favoriser le développement d’un écosystème de luthiers électroniques. Ce que vous faites à l’hôtel ou le matin au petit déjeuner, vous pourrez le faire directement à l’Odyssée.
  • Partager un repas le jeudi soir pour ceux qui le souhaitent. Une participation de 20€/personne est demandée, et l’intégralité de cette somme sera allouée au repas.
  • Nous souhaitons recueillir vos souhaits pour l’édition 2026, afin d’organiser des moments de partage thématique sur des problèmes communs, afin d’unir vos forces! Nous vous soumettrons quelques sujets et vous demanderons quels sont ceux qui vous intéressent le plus et sur lesquels vous pouvez partager et unir vos compétences.

  Enfin, la Tombola qui était clôturée dès le jeudi soir l’an dernier n’a pas permis de vendre tous les billets, occasionnant un manque à gagner important pour l’association, et un manque de visibilité pour les donateurs. Cette année la Tombola sera ouverte jusqu’à la fin du SynthFest France et le tirage au sort aura lieu comme d’habitude le dimanche à 17h.

Il y a peu d’hôtels à proximité immédiate de l’Odyssée.

Le plus proche est l’Hôtel du Parc, à environ 1km à pied.

L’appart’City Nantes Ouest est à environ 6km en voiture. C’est le repère des habitués du SynthFest, économique lorsqu’on vient à plusieurs.

Certains visiteurs utilisent également AirBnB, Abritel, etc… pour loger à proximité.

Oui, comme chaque année, mais nous ne pouvons pas encore vous dire lesquels. Nous avons dédié une partie de notre budget pour la première fois cette année pour cette importante tâche. Nous espérons qu’elle sera couronnée de succès.

Pour les exposants – Quelques conseils, basés sur l’expérience des années précédentes:

• Nous ne pouvons pas garantir que les youtubeurs passeront vous interviewer. Ils tiennent à leur liberté éditoriale et restent libres de choisir les projets qu’ils souhaitent mettre en lumière. Il faut l’accepter.
• Entraînez-vous à présenter votre projet en français et en anglais en quelques mots.
• Préparez-vous à la question: “c’est dispo quand et combien ça coûte?”. Vous êtes sûr de l’avoir.
• Préparer une petite démo sonore, n’improvisez pas! Vous avez quelques secondes pour convaincre, pas de place pour le tâtonnement.

Nous avons décidé de ne pas filmer les démos cette année. Nous avons été déçus du nombre de vues et de l’utilisation de celles-ci, or cela représente un budget conséquent que nous préférons allouer à d’autres services. Il y aura toujours une équipe vidéo sur place pour diffuser sur grand écran les démonstrations, mais il n’y aura pas de captation.

Les seules données personnelles mises à disposition sont les noms / adresses / téléphone des gagnants de lots à la tombola, pour leur envoyer le lot. Pour tous les autres visiteurs / participants à la tombola, la réponse est non, pour 2 raisons:

• Cela impliquerait des obligations à se conformer aux directives RGPD qui seraient contraignantes et susciterait de la méfiance d’une partie de nos visiteurs
• Nous souhaitons maintenir un lien de confiance avec nos visiteurs, et nous ne collectons aucune donnée personnelle, de même que nous ne partageons en aucune façon vos coordonnées sans votre autorisation préalable.

En revanche, rien ne vous interdit de distribuer des flyers, faire participer les visiteurs à des give-away, etc… en transparence avec eux.

Non, tous les billets d’entrée, de concerts, de tombola, etc … ne sont ni repris, ni échangeables.

Elles sont les bienvenues, car le SynthFest est un événement contributif: le contenant, c’est nous, le contenu, c’est vous. Un formulaire est disponible sur le website. Ce que vous souhaitez voir évoluer au SynthFest France peut également nous être transmis à contact@synthfestfrance.com, et pour les exposants, la journée du jeudi peut aussi être mise à profit pour nous remonter vos souhaits d’évolution. Nous sommes très à l’écoute.